Executive Assistant
Die Stelle
Wir sind ein dynamisches Unternehmen und suchen einen hochorganisierten und proaktiven Executive Assistant zur Unterstützung unseres Managements (Sascha & Stephanie). Wenn du in einem schnelllebigen Umfeld gedeihst und in administrativer Exzellenz glänzt, möchten wir dich in unserem Team haben.
Aufgaben
- Kalendermanagement: Koordination und Verwaltung der Zeitpläne der Geschäftsleitung, einschließlich Meetings, Termine und Reisevorbereitungen.
- Kommunikation: Bearbeitung ein- und ausgehender Kommunikation im Namen der Geschäftsleitung, einschließlich Telefonanrufen und schriftlicher Korrespondenz.
- Meeting-Koordination: Organisation und Vorbereitung von Meetings, einschließlich der Erstellung von Agenden, Protokollen und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Dokumentenmanagement: Vorbereitung, Überprüfung und Organisation von Dokumenten, Präsentationen und Berichten für die Geschäftsleitung.
- Reisevorbereitungen: Organisation und Verwaltung der Reiseplanung, einschließlich Flüge, Unterkünfte und Transport.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei Sonderprojekten und Initiativen durch Recherche, Analyse und administrative Unterstützung.
- Inbox Management: Verwaltung der Posteingänge des CEO und COO einschließlich zeitnaher Beantwortung, Priorisierung von E-Mails und effektiver Organisation der Korrespondenz.
- Berufliche Kommunikation: Koordination und Kommunikation mit dem Buchhalter, Anwälten und anderen professionellen Dienstleistern zur Gewährleistung reibungsloser finanzieller Abläufe und rechtlicher Compliance.
- Persönliche Assistenz: Erledigung persönlicher Aufgaben für den CEO und COO, wie die Verwaltung und Koordination persönlicher Termine, um ihnen mehr Zeit für geschäftliche Prioritäten zu verschaffen.
Anforderungen
- Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
- Beherrschung moderner Bürosoftware und -tools.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und effektiv zu priorisieren.
- Starke Detailgenauigkeit und Problemlösefähigkeiten.
- Fähigkeit, unabhängig und im Team in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
- Hohe Selbstorganisation und Fähigkeit, Aufgaben remote zu verwalten.
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Fähigkeit, persönliche Aufgaben mit derselben Professionalität und Effizienz wie geschäftliche Aufgaben zu erledigen.
Warum bei uns arbeiten?
Diese Rolle bietet eine spannende Möglichkeit, zum Erfolg eines dynamischen Unternehmens beizutragen, indem du den reibungslosen Ablauf der Aktivitäten der Geschäftsleitung sicherstellst. Du wirst eng mit unserem Führungsteam zusammenarbeiten und wertvolle Erfahrungen und Einblicke in die Arbeitsweise unseres Managements gewinnen. Wir bieten ein kollaboratives und unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem deine Beiträge geschätzt und dein berufliches Wachstum gefördert werden.
Bereit, dich zu bewerben?
Wenn du ein organisierter, detailorientierter Profi mit einer Leidenschaft für die Unterstützung der Geschäftsführung bist, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
